Bối cảnh
Tháng 4 vừa rồi, Huy có viết một tài liệu khá dài về quy trình làm việc bất đồng bộ tại Tensoract. Trong tài liệu có đầy đủ cách giao tiếp, cập nhật task, viết báo cáo, phê duyệt công việc và cả khi nào nên họp hoặc không nên họp. Sau một thời gian, tôi thấy vấn đề khó nhất không phải là xây dựng quy trình. Cái khó là làm sao để tất cả mọi người, kể cả tôi, thay đổi thói quen làm việc đã có từ trước.
Tôi bắt đầu Tensoract từ khi còn rất trẻ, thời điểm đó team chỉ có vài người nên cách làm việc khá đơn giản. Có gì thì nhắn tin, không hiểu thì gọi điện, cần bàn bạc thì mở một cuộc họp. Vì mọi người đều làm chung với nhau nên phần lớn thông tin nằm trong đầu, chỉ cần nói một hai câu là tự hiểu phần còn lại. Cách này làm rất nhanh khi công ty nhỏ. Nhưng tới lúc có nhiều sản phẩm, nhiều bộ phận và nhiều khách hàng hơn thì nó bắt đầu sinh ra vấn đề.
Có những ngày tôi nhận liên tục các tin nhắn như "anh ơi cái này làm sao?", "anh coi giúp em cái này", "cái này mình chốt chưa anh?". Mỗi câu chỉ mất vài phút trả lời, nhìn qua không có gì đáng kể. Nhưng ngày qua ngày, tôi cảm thấy thời gian của tôi bị manh múng. Và có lúc tôi cũng cảm thấy mình như cổ chai của toàn bộ công ty. Đó là một trong những lý do Tensoract bắt đầu áp dụng làm việc bất đồng bộ. Nếu ai đó nói tôi liều khi áp dụng một quy trình mới lạ này tại Việt Nam thì nói thiệt tôi cũng không ngại lắm. Vốn dĩ làm startup cũng đã liều sẵn rồi tại sao không thử luôn cái này.
Một vài thông tin về async
Theo tôi hiểu nôm na, async đơn giản là công việc không cần tất cả mọi người phải xuất hiện cùng một thời điểm mới có thể làm. Một người giao task vào buổi tối, người khác có thể đọc và xử lý vào sáng hôm sau mà không cần nhắn hỏi lại. Một quyết định đã được giải thích trong tài liệu thì nhân viên mới vô công ty vẫn có thể tìm đọc, thay vì đi hỏi lung tung. Mà có một điều tiên quyết muốn triển khai được async thì phải tổ chức tài liệu, viết tài liệu. Mà viết thì chắc chắn sẽ khó hơn nói.
Viết tới đây mới nhớ, tôi từng chia sẻ về tập tài liệu Project D mà tôi viết từ năm 2021. Dù dự án không được triển khai nhưng tới giờ tôi vẫn có thể đọc lại toàn bộ cách mình suy nghĩ khi đó, từ nhu cầu thị trường, định hướng sản phẩm cho tới lý do quyết định không làm. Nếu tất cả chỉ nằm trong tin nhắn thì chắc chắn bây giờ không còn gì để đọc nữa.
Thịnh Võ Quốc
Bạn có thể đọc bài đó tại đây.
Để nhắn "em làm cái này giúp anh" chỉ mất vài giây. Muốn viết thành một task để người khác đọc vô tự làm được thì tôi phải nói rõ vấn đề là gì, tại sao cần giải quyết, kết quả mong đợi ra sao và khi nào cần xong. Nhiều khi đang viết tôi mới nhận ra chính mình cũng chưa biết chính xác mình muốn cái gì. Việc này làm chậm lại ở bước tạo task nhưng giúp bớt hàng loạt câu hỏi và hiểu lầm ở phía sau. Do đó, làm việc async không chỉ yêu cầu nhân viên tự chủ hơn. Nó yêu cầu người quản lý giao việc đàng hoàng hơn. Không thể viết một câu cụt ngủn, thiếu hết ngữ cảnh rồi quay lại trách nhân viên không hiểu ý. Nếu một yêu cầu liên tục bị hiểu sai thì người giao việc cũng phải xem lại cách truyền đạt của mình.
Rào cản văn hoá
Theo cảm nhận cá nhân, tôi nhận thấy có một rào cản cho async work là văn hóa Á Đông. Tất nhiên, Việt Nam, Trung Quốc, Nhật Bản hay Hàn Quốc không hoàn toàn giống nhau. Ngay tại Việt Nam, cách làm việc ở startup công nghệ cũng rất khác với công ty gia đình hoặc cơ quan nhà nước. Nhưng theo tôi thấy, người Á Đông nói chung rất coi trọng thứ bậc, quan hệ và việc giữ hòa khí. Nhiều thứ không được nói ra hết mà người nghe phải tự nhìn thái độ, giọng nói hoặc hoàn cảnh để hiểu. Ví dụ một người sếp nói "em xem lại cái này giúp anh". Nếu nói trực tiếp thì nhân viên có thể nhìn sắc mặt, nghe giọng điệu để đoán đây là một góp ý nhỏ hay ông sếp đang không hài lòng và muốn làm lại hết. Nhưng khi nguyên câu đó được quăng lên comment trong task thì phần ngữ cảnh đã biến mất. Người viết tưởng mình nói đủ rồi, còn người đọc lại ngồi đoán.
Một vấn đề lớn hơn là nhân viên thường ngại phản biện cấp trên. Trong một cuộc họp, sếp hỏi "mọi người có ý kiến gì không?" rồi cả phòng im lặng. Nhưng mà sự im lặng đó chưa chắc là đồng ý. Có người thấy kế hoạch không ổn nhưng sợ nói sai. Có người không muốn phản bác cấp trên trước mặt đồng nghiệp. Cũng có người nghĩ dù nói thì quyết định đã được đưa ra rồi nên thôi khỏi mất công. Chúng ta hay gọi đó là giữ hòa khí. Việc giữ hòa khí không hoàn toàn xấu, nó giúp mọi người quan tâm tới cảm xúc của nhau và tránh các va chạm không cần thiết. Nhưng mặt trái là những bất đồng thật sự thường chỉ xuất hiện sau cuộc họp, trong một nhóm chat nhỏ hoặc lúc đi ăn riêng với nhau. Người cần nghe nhất lại không nghe được. Bạn thử nghĩ coi phản biện trực tiếp còn không dám thì làm sao dám để lại comment trên tasks (nó được lưu lịch sử).
Mặc dù vậy, tôi không nghĩ văn hóa Á Đông là một thứ lạc hậu cần loại bỏ. Tôi vẫn đánh giá cao sự tôn trọng người đi trước, tinh thần tập thể và việc quan tâm tới cảm xúc của người khác. Một công ty mà ai cũng tự do nói bất cứ thứ gì, bất chấp lời nói đó ảnh hưởng tới đồng nghiệp ra sao, chưa chắc là môi trường tốt. Cái cần thay đổi là cách chúng ta hiểu về sự tôn trọng. Tôn trọng cấp trên không có nghĩa là cấp trên luôn đúng. Giữ hòa khí không có nghĩa là giấu đi vấn đề. Và tinh thần tập thể cũng không có nghĩa là tất cả phải cùng một ý kiến.
Tổng kết
Quay lại chuyện áp dụng async tại Tensoract, tôi nghĩ sẽ cần thời gian rất dài. Không thể viết một tài liệu mấy chục trang rồi kỳ vọng từ ngày mai mọi người tự nhiên biết cách làm việc. Do đó async cũng không nên trở thành một thứ giáo điều. Cái gì viết được thì viết, cái gì đã trao đổi ba vòng vẫn không hiểu thì gọi. Các vấn đề nhạy cảm về nhân sự, bất đồng lớn hoặc sự cố ảnh hưởng tới khách hàng vẫn nên xử lý trực tiếp.
Tôi kỳ vọng một ngày nào đó Tensoract vẫn có thể vận hành bình thường dù tôi không trả lời tin nhắn cả ngày.
Bạn cần đăng ký trả phí để bình luận.